Meeting yang Efektif dan Efisien

Kalau saya menjadi direktur atau mempunyai perusahaan saya akan membuat aturan tata cara meeting. Aturannya sebagai berikut:
1. Meeting adalah sarana untuk membuat sebuah kesepakatan untuk memecahkan masalah atau meningkatkan kinerja perusahaan. Meeting bukan sarana ajang temu kangen yang bebas berbicara di antara peserta meeting.

2. Meeting harus berjalan dengan efektif dan efisien. Efektif artinya tujuan dari meeting tercapai. Efisien berarti hanya menggunakan waktu sesingkat mungkin.

3. Sebelum meeting, pengundang wajib mengirimkan agenda meeting yang akan dibahas.

4. Sebelum meeting data-data pendukung, usulan solusi sudah disiapkan. Jadi ketika meeting yang ada adalah tukar fikiran, adu gagasan untuk mencari yang terbaik. Bukan baru mengolah data di meeting tersebut.

5. Meeting tidak boleh ada gangguan sama sekali. Semua gadget dikumpulkan di meja. Kalau ada yang urgent pasti akan menelpon. Semua laptop ditutup dan hanya pada yang di depan.

6. Meeting harus dimulai tepat waktu, tidak boleh telat. Mulainya tepat waktu bisa molor waktu selesainya. Apalagi kalau mulainya telat.

7. Meeting dilaksanakan maksimal 2 jam. Lebih dari itu tidak efektif lagi. Semua sudah jenuh.

8. Selama meeting semua peserta mempunyai persepsi dan fikiran yang sama. Agenda dan pembahasan meeting bisa ditampilkan yang semua peserta bisa lihat. Gunakan papan tulis atau layar infocus untuk mendukungnya.

9. Selama meeting semua peserta saling menghargai yang lain. Tidak berbicara sendiri. Memberikan kesempatan yang lain untuk berbicara.

10. Selama pembahasan tidak boleh loncat. Baik itu jump into conclusion sebelum penyebab masalahnya clear atau membahas agenda yang lain sebelum agenda sebelumnya ada keputusan.

11. Semua keputusan meeting dibuatkan notulensinya. Jangan lupa ditulis siapa yang bertanggung jawab dan kapan tenggatnya.

Selamat meeting yang efektif dan efisien!